Ausschüttungen in den Kollektivverteilungssparten der Bild-Kunst setzen zum großen Teil voraus, dass die Mitglieder bestimmte Meldungen einreichen. Ohne diese Mitwirkung geht es nicht, da die Geschäftsstelle nicht wissen kann, wer wann welche Werke geschaffen hat. Wer also eine Ausschüttung u.a. in den Sparten der Privatkopievergütung, der Bibliothekstantieme oder der Kabelweitersendung erhalten will, kommt nicht umhin, sich mit den Meldeverfahren der Bild-Kunst zu beschäftigen.

Dabei kommt es jedes Jahr zum selben Phänomen: Der Großteil der Mitglieder reicht die Meldungen erst wenige Tage vor Meldeschluss ein, viele sogar erst am letzten Tag! Dieses Handeln ‚auf den letzten Drücker‘ mag menschlich verständlich sein – wir alle haben Besseres zu tun, als lästigen Papierkram zu erledigen – es führt allerdings auf allen Seiten zu viel unnötigem Ärger und Frust.

Was bleibt ist der Appell an alle Mitglieder:

• Machen Sie sich frühzeitig schlau, was sie wie melden können. Lesen Sie die Informationen auf der Webseite der Bild-Kunst.
• Wenn Sie Fragen haben, stellen Sie diese bitte möglichst in der Zeit von Januar bis einschließlich April. In dieser langen Zeit haben wir Zeit für Sie!
• Wenn Sie neu sind oder unsicher: Reichen Sie Ihre Meldungen für ein Nutzungsjahr zwischen Januar und März des Folgejahres ein. Dann können wir Ihnen den freiwilligen Service einer Kontrolle bieten.
• Nutzen Sie die Möglichkeit, elektronisch über unser Online-Meldeportal zu melden. Meiden Sie Papiermeldungen!
• Falls Nachweise erforderlich sind, denken Sie daran, diese rechtzeitig einzureichen!
• Reichen Sie niemals Ihre Meldungen am allerletzten Tag der Frist ein!
• Wenn Sie die Frist, also den Meldeschluss am 30. Juni eines Jahres, verpasst haben, verzichten Sie bitte auf Eingaben, in denen Sie um eine Ausnahmebehandlung bitten. Wir sind gesetzlich zur Gleichbehandlung verpflichtet und müssen diese Bitte ablehnen.

Die Bild-Kunst hat mittlerweile 63.000 Mitglieder. Diesen stehen in den Geschäftsstellen ca. 50 Mitarbeiter*innen gegenüber. Davon sind in etwa 15 direkt und indirekt mit der Bearbeitung der Meldungen betraut. Da der Kostensatz wegen Erlösrückgängen und Investitionen in eine neue IT unter Druck steht, kann die Bild-Kunst nicht beliebig Personal einstellen, um das Verhältnis zu verbessern. In Deutschland ist Personal die teuerste Ressource.

Viele Mitglieder erwarten eine persönliche Beratung, wenn sie ihre Meldeformulare (schriftlich oder elektronisch) ausfüllen. Kurz vor Meldeschluss sind jedoch die Telefone überlastet – es ist ständig besetzt. E-Mails können auch nicht mehr zeitnah beantwortet werden. Im letzten Jahr gab es alleine bei der Berufsgruppe II einen Rückstau von 1.500 E-Mails! Wer kurz vor Meldeschluss eine Beratung erwartet, wird enttäuscht werden und ist frustriert.

Viele Mitglieder reichen unvollständige oder falsch ausgefüllte Meldungen ein. Normalerweise gibt es dann eine Rückmeldung der Geschäftsstelle, damit das betroffene Mitglied eine Korrektur vornehmen kann. Kurz vor Meldeschluss können wir diesen Service nicht bieten! Die Mitglieder sind dann enttäuscht und frustriert, wenn ihre Meldungen bei der Ausschüttung nicht berücksichtigt werden konnten.

Jedes Jahr muss sich die Geschäftsstelle mit sehr vielen Eingaben von Mitgliedern auseinandersetzen, die die Meldefrist knapp verpasst haben. Die E-Mail ist erst eine Stunde nach Mitternacht eingegangen. Der Brief wurde doch noch rechtzeitig in den Briefkasten geworfen. Man war kurzfristig nachweisbar erkrankt und konnte den Meldeschluss deshalb nicht einreichen. Klipp und klar: Die Prüfung aller dieser Eingaben, die vermeidbar sind, kostet viel Zeit und führt nur ganz selten zu einem positiven Bescheid.

In den sechs Wochen vor dem Meldeschluss und auch in den zwei Wochen danach ist der Arbeitsanfall in der Geschäftsstelle so hoch, dass auch andere Serviceleistungen der Bild-Kunst darunter leiden. Wer seinen Mitgliedsantrag im Juni stellt, wird frustriert sein, wenn eine Bearbeitung erst im August erfolgt.

Die Bild-Kunst kann auch nur bedingt Aushilfen einstellen, um die Lage zu entschärfen. Die Beratung von Mitgliedern – sei es schriftlich oder am Telefon – bedarf kompetenter Mitarbeiter*innen mit hoher Sachkenntnis. Es geht ja gerade um die komplizierten Fallgestaltungen.

Die einzige Lösung besteht darin, das Meldeaufkommen gleichmäßiger zu verteilen. Leider hat ein Versuch mit unterschiedlichen Meldefristen für unterschiedliche Verteilungssparten gezeigt, dass dies zu erheblicher Verwirrung führt. Die Erfahrung zeigt, dass alle Regeln so einfach wie möglich ausgestaltet werden müssen.